Projekty v Odoo

Projekty. V dnešní době moderní termín. Každý máme své projekty, pro někoho je to zakázka, eshop, rekonstrukce bytu... ty naše v Odoo jsou však trochu jiné.

Proč používat Projekty?

        • Chcete zadávat podřízeným úkoly ? 

        • Máte specifické workflow projektů ?

        • Zajímá Vás, zda už Váš podřízený úkol splnil ?

        • Chcete vidět v jaké fázi s plněním úkolu je ?

        • Kolik času plněním úkolu už strávil ?

        • Definujete členy týmu pro projekt?

Pokud je aspoň nějaká odpověď "ano", tak to je ten důvod proč používat Projekty....

Projekty jsou stejně jako ostatní moduly v Odoo propojené a jejich funkce se zohledňuje i do dalších modulů.

Prvním pohledem, který v tomto modulu uvidíte je výchozí obrazovka. Uvidíte zde všechny své projekty, nebo projekty, do kterých jste připojeni jako členové nebo jako sledující. Na úvodní dlaždici uvidíte název projektu, zákazníka (je-li nějaký nastaven). Dále uvidíte počet úkolů, které jste vytvořili nebo které máte splnit.

Vytvoření projektu

Projekty vytváříte sami a velmi jednoduše. Pomocí tlačítka Vytvořit.

Každý projekt pojmenujete, zvolíte vedoucího projektu, můžete přiřadit konkrétního zákazníka (ale také nemusíte), zvolíte viditelnost ostaním uživatelům systému či povolíte zaznamenání timesheetů. Bohusem jsou pak opět rychlé proklikové dlaždice, kterými se dostanete do dokumentů, na seznam úkolů či do timesheetů. V nastavení projektu můžete také nastavit emailový alias, který bude sloužit jako kanál pro zadávání úkolů. Pokud někdo napíše email na tento emailový alias, Odoo vytvoří task s obsahem tohoto emailu. Pozor - k tomuto je nutné mít Odoo napojené na emailové servery.

Funkce jako barvy a hvězdičky nemusím ani zmiňovat. Chcete-li se v projektech lépe orientovat můžete použít filtry či seskupení podle různých kritérií. Často používané filtry či seskupení si můžete uložit do oblíbených a nastavit třeba jako výchozí zobrazení. Toto výchozí zobrazení může sloužit Vám nebo i ostatním uživatelům systému.


i takhle může projekt vypadat...

Odoo CMS - a big picture

Zadávání úkolů

První krok máte za sebou, teď už můžete zadávat práci pomocí úkolů a sledovat jejich plnění. Nový úkol se ihned po uložení vždy zařadí do 1. fáze projektu. Každý úkol můžete přiřadit jinému uživateli systému, stanovíte mu konečný termín úkolu a doplníte poznámky. Odoo Vám automaticky vyplní projekt i případně objednávku, ke které se celý projekt Váže. Pokud máte projekt bez vazby na objednávku, tak pole nevidíte.

Další úrovní je, pokud chcete vytvářet subtasky (dílčí úkoly). Ty vytvoříte pomocí dlaždice na úkolu. Úkoly i jejich dílčí úkoly vidíte pak na pohledu projektu.

Úkoly si opět můžeme barevně rozlišovat. Na dlaždici úkolu vidíme profilovou fotku uživatele, kterému byl úkol přiřazen. Ikonka stopek nám ukazuje, zda je u daného úkolu naplánovaná nějaká aktivita. Stopky mají 3 barevné varianty - zelená znázorňuje budoucí čas, oranžová, že aktivita je naplánována na dnešek a červená, že je již po naplánovaném termínu. Jde o vizuálně jednoduchý přehled.

Samotný konečný termín úkolu je na dlaždici také vidět, v případě nesplnění úkolu v termínu toto datum zčervená. Pokud úkolu stanovíme deadline, tak se nám propíše i do kalendáře. Snadno si ho zobrazíme přepnutím zobrazení z kanbanu do kalendářového zobrazení.

Další funkcionalitou jsou puntíky. Zelený označuje, že je úkol připraven k přesunu do další fáze. Červený zase, že uživatel se při plnění úkolu v této fázi "zasekl" a potřebuje s úkolem pomoci.

Chcete sledovat časovou náročnost jednotlivých úkolů? Stačí každému přiřadit odhad času, zaměstnanci poté vyplňují záložku timesheety a tvoří záznamy své práce. Jejich zaznamenaný čas se tak odečítá od původního odhadu a ukazuje nám progress daného úkolu. Zbývající čas se pak následně propisuje i na dlaždici úkolu.

Veškerou historii změn na úkolu vidíme pod daným úkolem. Ostatním followerům daného projektu můžeme poslat zprávu nebo jen zaznamenat poznámku.

Stejně jako u projektu i u úkolů můžeme kombinovat filtry a seskupování. Uživateli, který je členem několika projektů tyto pohledy usnadní práci. Kombinaci filtru úkolů, které jsou přiřazeny na něj a seskupení podle projektu získá větší přehled.

Další aktivity

Ke každému úkolu můžeme vytvářet záznamy dalších aktivit. Jde o činnosti, které se vážou k danému úkolu pro jeho dokončení. Může se jednat o telefonát, schůzku či email.  Administrátor má vždy možnost ovlivnit číselník druhu těchto aktivit. 

Aktivitu naplánujeme pomocí ikonky stopek na dlaždici úkolu. Z číselníku vybereme druh, naplánujeme datum a čas a máme možnost tuto aktivitu přiřadit i jinému uživateli než sami sobě. Informaci o naplánované aktivitě vidíme prostřednictvím stopek a jejich barvy nebo v záložce další aktivity v levém menu modulu. Již zmíněné levé menu je jednodušší cesta jak si dané aktivity zobrazit. V přehledné tabulce se Vám zobrazí pouze Vaše aktivity a možností prokliknutí na daný úkol či projekt.

Odlišné workflow projektů

Každý projekt může mít jiné workflow. Není totiž projekt jako projekt a proto i tuto funkci Odoo umožňuje.

Co je workflow? To je seznam fází, kterými musí projít každý úkol než je označen za hotový.  Počet fází je teoreticky neomezený, ale berte to s rozumem. Musíte brát ohled i na zaměstnance, kteří jsou na té druhé straně a jednotlivé úkoly budou plnit. 

Přesouvání úkolů do dalších fází provedete přesunem dlaždice s úkolem. Stačí kliknout a táhnout do další fáze. 

Prodáváte služby?

 I pro Vás máme v Odoo řešení.

Každý produkt v Odoo má 3 možnosti - jedna z nich je SLUŽBA. Použijete-li tento produkt v nabídce a zákazník tuto nabídku akceptuje. Odoo vytvoří automaticky  objednávku a k této objednávce i příslušný projekt. Projekt bude mít vazbu na danou prodejní objednávku i na zákazníka. Vy pak můžete vytvářet úkoly nebo podúkoly, vyplňovat timesheety a evidovat tak množství práce k dané objednávce. Pro snadnou orientaci je projekt pojmenován podle dané objednávky, v i objednávce samotné najdete proklik na projekt. Dalším nastavením můžete ovlivlit výši fakturace - buď bude na základě vykázané práce nebo na základě objednávky. Vše záleží jen na Vás.

Analýza úkolů

Tato funkce Odoo, kterou najdete také v levém menu modulu nám umožňuje grafické či tabulkové zobrazení analýzy projektů. V analýze máme možnost několika zobrazení - jedím z nejčastějších je sloupcový graf. V kombinaci s výběrem atributu, který chceme měřit můžeme zobrazit např. celkový výkázaný čas na projektu, uvidíme i rozdělení podle uživatelů. Další možností je spojnicový nebo koláčový graf. Z měřených atributů můžeme zmínit počet vykázaných hodin, zbývající čas do deadlinu atd. I v této části Odoo fungují filtry a seskupení. Když zkombinujeme možnost zobrazení, měřenou veličinu ještě s mnoha filtry či seskupením dostáváte mnoho možností pro tuto analýzu úkolů.

S projekty v Odoo dosáhnete svého cíle.

Ať už je Váš cíl úspěšná zakázka, spokojený zákazník nebo příprava nového výrobku...


Chcete ještě zjistit, co s projekty Odoo umíme a co Vás můžeme naučit? Obraťte se na nás ....
Give us your phone number and we will call you back.